医院開業物件 の紹介から開業までのコンサルタント Nステージ株式会社

■クリニック・医院開業のコンサルタントのコラム【プロモーション】

スタッフの確保

スタッフの募集方法

今回は開業時を中心にスタッフの確保について書いていきたいと思います。
クリニックの運営は先生一人ではなく、受付・医療事務や看護師・助手等のスタッフの協力によって成り立っていきます。患者さんがクリニックに訪れ、最初と最後に声を交わすのは受付スタッフですのでクリニックの印象イコール受付スタッフの印象と言っても過言ではないかもしれません。良いスタッフとの出会いは医院の運営に大きな影響を与えますのでより慎重にクリニックにあったスタッフを選んでいきたいところです。
新規で募集をする場合、募集を掛ける時期は医院開業のおおよそ1ヶ月前くらいです。履歴書を送付してもらい書類選考の後、3週間くらい前に面接を実施します。面接会場は働く場所を見てもらうという意味でも一般的にはクリニックでおこないます。
その時点では別のところに務めている応募者がいて採用されれば辞めてきますという即戦力になる方も中にはいますので、退職するまでの期間を考慮して1ヶ月以上空けたいところですが、内装工事が終了して長い期間を空けるのは賃料の関係等を考えるとデメリットですし、すぐに働きたい方とのバランスを考えるとそれくらいの時期が妥当だと思います。また内装が完成してから提出する開設届・指定申請書のスケジュールは都道府県によって若干異なりますので、そのあたりのタイミングも事前に調べたうえで考慮し内装工事完成頃に面接日を設定すると良いと思います。
ただ応募先をクリニックにしてしまうと内装工事中はまだポストが設置されていなかったり、あったとしても毎日ポストを確認しに行くというのも意外と大変な業務ですし自宅の住所や電話番号を応募先や問い合わせ先にするのも抵抗があると思います。そこで我々のようなコンサルタント会社や場合によっては広告代理店がクリニックの開設準備室となり窓口を代行しているところもありますので活用したいところです。人員を増やすような景気の良いところと勘違いして関係のない業者の売り込みなどを避ける事ができるというメリットもあります。
募集の方法としましては就職情報誌や新聞の折込チラシが一般的です。就職情報誌はかなり広範囲にわたり募集ができますので、予め応募が少ない事が予想される地域での開業や、絶対数の少ない看護師などを正職員として採用する予定の場合などには有効だとおもいますが価格が高いという事と遠方からの採用の場合、交通費などが掛かるというデメリットがあります。パートを中心にコストを抑えていくのであれば新聞の折込情報チラシに掲載するケースが多いようです。比較的エリアを絞れるメリットがありますが掲載エリアと医院の所在地を事前に確認しておかないと、境界線上にクリニックがある場合は複数エリアに出す必要があります。あとあまり知られていませんが医療事務などの資格を取得する為の学校なども資格取得者(卒業生)に対して無料で独自の募集情報を送付しているところもありますので活用したいところです。また奥の手としてクリニックの内装工事中に窓ガラスや看板設置場所に直接掲示するという方法も効果的です。どうしてもスタッフが集まらない場合や急遽辞められてしまった時に備えて、保険がわりに人材派遣・紹介会社とコネクションを作っておくのも方法の一つですが固定費が相当高くなってしまいますので最終手段としてとっておきましょう。
新規オープニング募集の場合は応募者にとってすでに人間関係ができているところに転入生のような感覚で入る不安もないですし、綺麗なところで一から始められるという魅力がありますので集まりやすいという傾向がありますが、採用後、研修中・開院直前に辞めてしまうような人もいないとも限らないので(実際に何度かありました。それはもう大騒ぎです)、若干余裕をもった人数構成を組む事をお勧め致します。
次回は書類選考や面接について書きたいと思います。
コンサルタント 碇
【2008/11/30】

スタッフ募集のポイント

前回に引き続きスタッフの確保について書いていきたいと思います。
募集を掛ける段階までにはクリニックの名称や診療科目・診療時間を確定しておかなければならないと共に、正職員を雇うのかパート中心でいくのか採用する人数構成などをある程度決めておかなければなりません。給与や時給なども記載しなければなりませんので、地域の相場を前もって調べておく事が必要です。また募集広告が埋もれてしまわないように「○月開業の新しいクリニックです」「新規開業につきオープニングスタッフ募集」など開業をアピールしたコメントを入れると応募者が多くなりますので掲載する事をお勧めします。
募集を掛けるところまでは業者の方が主体となってやってもらえますが、履歴書が届いてからの書類選考は先生が主体となって決めていく事になります。
これまで履歴書を出す事はあっても、他人の履歴書をじっくり吟味する経験のない先生が多いと思います。応募者が少ない場合は、よし全員と会ってみよう。という事でも良いと思いますが、応募者が多かった場合は不採用の方が出てきてしまいます。不採用になった方には近隣の方もいらっしゃるでしょうから、潜在的な患者でもあるその方や、ご家族、お友達の来院にも影響が出てくる可能性があるという事を踏まえて、丁重なお断りをしなければなりません。応募者の自尊心を傷つけないような例えば、「予想を上回るご応募を頂き・・・」「経営も初心者なので最小人数でのスタートする運びとなりました・・・」などの文言を入れた不採用通知に、大人数でなければ500円位の図書券やギフト券などを同封すると良いと思います。
またお断りの通知を出してから追加募集をかける訳にはいきませんので、最初の応募者の数を見ながら追加募集の有無を決め素早い決断を下さなければなりません。よくある話ですので前もって考えておいた方が良いでしょう。
次に履歴書の見方ですが「目は口ほどに物を言う」という言葉がありますが、文章や文字も本人に実際会うよりもより性格が出ている場合がありますので侮れません。
これまで延べ1500人くらいの方の書類選考や面接に同席させて頂いた経験から私も人の事は言えませんが誤字脱字が多い方はやはり仕事を通して見ても、うっかりやミスが多いようですし、志望動機やPRポイントの文章が矛盾していたり支離滅裂な方はやはり会ってみても難しい方が多いようです。
逆に綺麗な字で列が揃っているような方は整理整頓がうまかったり、文章に熱意のある方は会った印象よりも話し込んでみると本当にその通りだったりと面接以上の人選に繋がる場合もあります。
内容につきましては、職歴の欄に色々な業種を短期間で転々と移っている方はやはり長く勤めてもらえる可能性は低いようですし、勤務時間や保険、有給休暇について細かく要望を出してくる方は新規開業には難しいかもしれません。また医療事務については実に様々な資格があるようですので、その熱意があり行動した人というくらいの認識でとどめておいた方が良いようです。即戦力になる方を求めるのであれば経歴欄にあるクリニックの情報を調べた方が良いと思います。
色々書きましたが、履歴書に貼付してある写真は雰囲気の参考にする程度で第一優先に選定していくのはやめておいた方が良いようです。ガッカリするケースも少なくないですし、むしろ写真の技術はここまできたか!と驚く場合もあります。ここまで真面目に読んで下さった先生方ごめんなさい。
ではでは最後に2009年が先生方にとって有意義な年になる事を心よりお祈り申し上げます。
コンサルタント 碇
【2008/12/31】

面接のコツ

今回は面接について具体的に書いていきたいと思います。
書類選考で選んだ方々と面接していく訳ですが、普段の診療とは勝手が違いますので1日で最大10人〜15人くらいが集中力や記憶力からいっても限界だと思います。開業が近づき忙しいスケジュールの最中になりますので、その辺りの人数を踏まえ書類選考で絞っておいた方が良いでしょう。
一人当たりの面接時間は15分〜20分くらいで、3人か4人面接したら休憩を入れるくらいのタイムテーブルでアポイントをとっていきたいところです。電話でアポイントを取る訳ですが、電話での印象も確認したいところですので、時間に余裕があればご自身でアポイントを取る事をお勧めします。
面接をする方は先生お一人よりも客観的な評価ができるよう誰か同席してもらった方が良いと思います。
できればその方に進行役をお願いし先生は聞き役に徹してもらい、気になる点は最後に話をする時間をもらうようにすると良いと思います。そのほうが冷静に応募者の反応を観察できますし、メモも正確にとる事ができるからです。
ただ4人以上になってしまうと、応募者が固くなってしまい、なかなか打ち解けた雰囲気になりにくくなりますのでできれば2人、多くても3人くらいがベストだと思います。
またお願いする方がいれば受付を立てその方にも応募者が何時に来たか、印象や待っている態度について(靴を並べていたか等)こっそり評価してもらうと良いと思います。意外とそちらでの態度の方が本性に近いですので重要選考資料となったりもします。
面接前の待ってもらっている間に勤務可能時間(曜日)表や志望動機などのアンケートを書いてもらうようにしましょう。
履歴書には書いてないこちらが知りたい部分を一目瞭然で比較できたり、履歴書を本人が書いたかのチェックする事もできるからです。
私が面接をお手伝いする場合、だいたい以下の事を聞く流れで進めています
 ・志望動機について
 ・経歴・職歴について(差し支えのない範囲でと断ったうえで携わった業務内容、退職理由、時給・給与)
 ・医療機関の経験がある場合(診療科目、業務内容、1日の来院患者数、患者層、電子カルテ、不満要素など)
 ・当院の診療科目についてのイメージ、クリニックに入ってからの感想
 ・(標榜科目に多い年齢層の)患者さんにどのように対応したいと思っているか
 ・履歴書の資格や趣味について
 ・同居している家族構成、子供の年齢、小さい子がいる場合見てくれる人の有無、保育園の送り迎えの時間など
 ・旦那さんの転勤の有無
 ・アンケートの出勤日について、残業について
 ・試用期間についての説明
 ・雑務もある事についての説明
 ・受付・助手、兼務もありうる事についての説明
 ・電子カルテにする場合、PC操作の能力、チャレンジ精神
 ・(余談)友人や職場の仲間内での立場、長く付き合う秘訣、違う年齢層の人との協調性など
 ・健康管理、休日の過ごし方
 ・求職の状況
 ・研修期間や内覧会時の予定
 ・ドクターより気になる点の確認
 ・応募者から質問がないか聞く
ポイントとしては返事の内容は勿論ですが、話のテンポを重要視するようにしています。
考える時間が異常に長かったり、質問とは主旨のズレた返事が返ってくるようだと、一緒に仕事をしていく上でとてもストレスを感じてしまう結果になっていまうからです。
評価方法やその後の流れなどについてはまた次回書きたいと思います。
コンサルタント 碇
【2009/01/31】

優秀なスタッフを確保するために重要視する評価方法

今回はスタッフの面接での評価方法やその後の流れについて書いていきたいと思います。
前回、話のテンポを重要視するという事を書きましたが、もう少し明確に判別する為にわざと抽象的な質問をおりまぜたりすると良いと思います。例えば「あなたにとって良いニュースは何ですか」、「整理整頓についてどう思いますか」などです。聞く方も思わず詰まってしまいそうな内容ですが、中には瞬時に「整理整頓は好きです。使った物を元の場所にちゃんと戻す癖をつければ、どこに何があるか覚えておけますし、後々の掃除なんかも楽になるからです。」とスラスラと答えられる方もいらっしゃいます。このような方は実際雇っても機転が利いて、とても忙しい診療現場でも慌てる事もなく、少ない指示でこちらの思っている事を的確にこなしてくれ一緒に仕事をしても非常に助かっているようです。
ただ能力が高くても気が強すぎる方、自分の権利を主張しすぎる方は体制が整っていない新規のクリニックには向いていないようです。気持ちが前向きで乗っている時はいいのですが、不満が募り辞めると言い出した時にまわりの方への影響も大きいものになってしまうからです。「来月で全員いっせいに辞める事になってしまった。どうしよう。」と相談を受けた事も実は何度かあります。これはさすがに大変なのでそうならないよう気を付けなければなりませんし、面接の段階でそういった要素がないか見極めたいところです。
面接が終了したら、先生、面接司会者(奥様)、受付の人たちで選考に入るわけですが、後から判りやすくするように統一のメモ用紙に点数方式で評価を付けるようにしておくと良いと思います。
色々書きましたが人の問題は開業後もずっとついてくる悩みの種として入れ込みすぎには注意し、何と言っても先生との相性を重視しながら、ストレスができるだけ小さくなるよう選んでいくのが一番良いように思います。
さて採用者が決まったらできるだけ時間を空けずに採用の報告を電話でするようにしています。良い求職者ほど他の募集先で採用になってしまう可能性があるからです。採用の電話をする時は研修初日の日時と雇用誓約書に印鑑を押してもらう旨を伝えておくと良いと思います。この雇用誓約書には特に強い縛りがあるわけではないのですが、求職活動を止めてもらう意味では意外と効果的なようです。
電話連絡の後、合格者の色よい返事を聞いてから、書類選考で落ちた方、面接で不採用だった方々に不採用通知を出します。合格者から断られた場合、面接で思っていたほど良い方がいなかった場合は書類選考でギリギリ落とした方々に面接のお知らせができるようにです。
以前にも書きましたが不採用通知には丁重なお断りをしなければなりません。応募者の自尊心を傷つけないような文面で、粗品として小額のギフト券などを入れると良いと思います。
次に採用者の方々と研修が始まるわけですが、初日は顔合わせとして食事会などをする先生が多いようです。面接時には根掘り葉掘り聞いた訳ですから、この日は先生がスタッフの方にご自身の詳しい紹介や医院の目標をお話すると良いのではないかと思います。
ここまでくれば誓約書にサインもしてもらってますし、ご飯も食べてもらっているので(笑)よほどの事がなければ断られる事はないと思います。研修の詳しいスケジュールやシフト表などを用意しておくと話もスムーズに進むと思います。開業までもう一息、ここまで頑張った先生方に良い出会いがある事を心よりお祈り申し上げます。
コンサルタント 碇
【2009/02/28】

面接の受付について

以前のコラムの中でも面接の受付について触れておりますが、今回は少し詳しく書きたいと思います。
受付は面接を円滑に進めるために、来訪した応募者の応対を行うのが主な仕事になります。 ただ、限られた時間の中で行われる面接で、受付以上の役に立てればと思い、私の場合は下記のことを実践しております。 まず応募者の多くが緊張をして面接に望んで来られます。緊張の空気が瞬時に伝わる方や、一見すると分からない方などさまざまですが、より良く評価してもらおうと意識をすれば当然のことだと思います。緊張で本来の自分らしさが出せずに、落ち込んで帰られる方を何度か目にしたこともあります。逆に本来の姿が面接では見られず、実際に働いてみると印象が変わったという話を耳にすることもあります。私も自分の本性を隠せたことで、今日コラムを書ける立場になったのですから、あまり悪くは言えないのですが・・・
そこで受付でリラックスをしてもらい、面接では素の自分を少しでも出してもらう工夫をしております。 例えば親しみのある言葉遣いで「面接会場がすぐにお分かりになられましたか」や「近所の皆さんはどこのスーパーに買い物へ行かれるのですか」など、緊張が和らいでもらえるように相手から話しやすいムードを作ったりもします。 周辺の人口構成や学校など街の状況を聞くことで、面接とは別に開業後に参考になる情報も入ってきたりもします。中には話を掛けても返事をしてくれない方も稀にいますが、反対に積極的な方もいて、なかなか話を終えられず面接官にご迷惑をお掛けすることもしばしばあります。 先日、面接のお手伝いをした先生は、かご一杯のお菓子を用意して頂いたので、緊張を和らぐきっかけ作りにお菓子を出して選んでもらったりもしました。
しかし、緊張をほぐすだけでコミュニケーションを取るのは、貴重な時間が勿体無いものです。 応募者も受付で色々と聞いてくるので、これも評価対象のひとつだと考えている人もいるかと思いますが、受付での会話は日常に近い会話になりますので、面接とは違った評価になると思います。 例えば受付用に評価表を用意し、「会話のキャッチボールの中で相手を思いやる返答になっている」「自分主体で好き勝手に話を進めている」「話題を探して振ってくれた」などとコメントを残しておけば、選考基準の手助けになるのではないでしょうか。 そのほかにも、「きちんと挨拶をしたか」「ドアノックをしたか」「靴を揃えたか」などの行動や、後で面接官がどのような印象の人か思い出せるように服装や印象、声音の高低など、その人の特徴を書いておくのも参考になるでしょう。
最後に、面接の受付で出会った応募者とこれから出会う応募者が、このコラムを読んでいないことを願っております。
コンサルタント吉岡
【2010/11/30】

求人広告について


今回は、広告戦略とは少しはずれてしまいますが、ブランドイメージ作成の次に実施していただく事が多い、求人広告についてお話します。ただ、求人とはいえ、最初に地域に開院を知らせる媒体となりますので、新規開院という言葉や場所などアピールしていただきたいと思います。
求人広告には、大きく分けて3つの媒体があり地域や職種、雇用形態など状況に応じて媒体を選び掲載をします。それぞれの特徴をご案内しますので、参考にしてください。
新聞折込(アイデムなど)は、毎週日曜日に朝日・読売・毎日新聞に折り込まれます。指定の地域に10万部配布され、医院周辺からの募集に適しています。新聞を購読している方が対象のため、主婦など家庭を持つパートの応募が多い傾向です。多摩地域や地方では、ある程度の応募を見込めますが、都内中心部は応募が少なくなるケースがあります。
情報誌(タウンワークなど)は、毎週月曜日発行で、駅やコンビニ、ファミリーレストランなどに設置されているフリーペーパーです。設置エリアは、路線の沿線など、かなり広めに設定されているため、広い地域からの募集に適しています。無料で気軽に購読できるため、比較的若い方の募集が多い傾向です。初回利用割引(通常料金の半額)や特集号掲載により3週間連続掲載可能など、いろいろな特典がありますので活用してみてください。
インターネット(とらばーゆなど)は、毎週月曜日更新でネット専門の募集となります。地域は、関東エリアや全国など広範囲からの募集が可能で、ある程度パソコンを利用できる方の募集が期待できます。看護系専門のサイトもあり看護師や有資格者などスキルを求める募集に適しています。
以上、それぞれの媒体で特徴がありますが、受付事務や看護助手のパート募集であれば、新聞折込である程度の応募を見込めるケースが多いです。ただ、看護師募集の場合は、応募状況が非常に厳しいですので、いくつかの求人広告媒体を組み合わせて、募集することをお勧めします。待遇面の給与などは、各求人媒体で平均値などデータを持っていますので参考にしてみてください。 1回の募集でスタッフが確保できればベストですが、時期やタイミングなどで応募が少ない時もありますので、2回目の募集も可能な少しゆとりのある日程での計画をお勧めします。
ちょっと太めの広告マン
【2012/05/31】

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